회계원은 반드시 착오가 발생하는 것을 예방하는 방법을 파악해야 한다

착오장부의 각종 법칙을 장악한후 일부 착오장부의 발생을 예방하는 방법을 취할수 있는데 주로 다음과 같은 몇가지가 있다.

우선 재심사 업무를 강화해야 한다.조건이 구비된 단위는 전임재심사를 배치해야 하며 인원이 적은 경우 상호재심사 또는 자아재심사를 취할수 있다.재심사는 반드시 기장증빙서류, 기장증빙서류를 작성하여 종합, 기장, 결산, 보고서를 층층이 진행해야 한다재심사오류를 예방하는 가장 기본적인 방법입니다.

　　증빙서류 작성장부를 기입할 때 수자를 쓸 때는 표준에 따라 써야 하며 기형수자를 쓰지 말고 기장인원으로 하여금 오인하게 하여 오기하게 함으로써"상형"의 오유를 초래하게 해야 하는데 이는 장부가 틀리지 않도록 하는 중요한 고리이다.

장부 규칙을 잘못 파악한 후,기장시시각각 역방향, 위치이동, 전도, 오자, 오격, 직렬 등 착오가 발생하는 것을 경계하면 착오를 효과적으로 줄일 수 있다.

무릇 제증, 기장, 계산, 보고서를 작성할 때 사상은 반드시 고도로 집중되어야 한다.절대 장부에 기입하면서 잡담을 해서는 안 된다. 그러면 장부에 잘못 기재되기 쉽다.회계가 장부를 기입할 때 사상이 고도로 집중되어야 하는데, 이것은 착오가 발생하는 것을 방지하는 근본적인 조건이다.

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기업 내부에서 재고관리부서 및 창고저장인원을 제외한 나머지 부서와 인원이 재고품을 접촉할 경우 관련 부서가 특별히 권한을 부여해야 한다.귀중품, 위험품 또는 비밀유지품 등에 대해서는 더욱 엄격한 접촉제한조건을 규정하여야 하며 필요할 경우 재고관리부문 내부에서도 수권접촉을 집행하여야 한다.

기업은 예산 관련 규정에 따라 본 시스템의 업무 특징과 결합하여 재고 연도, 분기와 월의 구매, 생산, 저장, 판매 예산을 편성하고 예산에 따라 실제 집행 상황을 심사하여야 한다.

재고구매업무가 계획신고절차에 따라 진행되도록 보장하려면 구매부서가 기업생산경영의 계획과 재료청구서에 근거하여 구매계획을 작성하고 구체적인 구매목록을 제출하며 주관계획의 책임자의 심사를 거친 후 주관지도자에게 보고하여 심사비준한다.

외구매재고품의 검수는 계약, 령수증 등 원시증빙서류와 재고품의 수량, 품질, 규격 등이 일치하는가를 중점적으로 주목해야 한다.기술함량이 비교적 높은 화물과 관련될 경우 필요시 검사자질을 갖춘 기구에 위탁하거나 외부전문가를 초빙하여 검수를 협조할수 있다.

자체제작 재고품의 검수는 제품의 품질에 중점을 두어야 하며, 검사에 합격한 반제품, 완제품을 통과해야만 입고 수속을 처리할 수 있으며, 불합격품은 제때에 원인을 규명하고 책임을 구체화하며 보고 처리해야 한다.

구매부서는 재료의 품종, 수량을 검수하고 검수서를 작성해야 한다.품질검사부서는 품질을 검사하고 검수서에 서명한다.창고보관부서는 검수증에 근거하여 재고품을 검수하고, 입고증을 작성하고, 재고대장을 등기하며, 영수증, 운송장을 원료수취증과 함께 구매부서로 돌려보낸다.

기업은 적당한 재고품 실사 제도를 제정하고 선택하여 실사 범위, 방법, 인원, 빈도, 시간 등을 명확히 해야 한다.상세한 실사계획을 제정하고 인원을 합리하게 배치하며 재고품을 질서있게 배치하고 실사기록의 완전성을 유지하며 적시에 흑자, 적자로 처리한다.특수 재고품의 경우, 전문가를 초빙하여 특정 방법을 채택하여 실사할 수 있다.

재고품 실사는 제때에 실사표를 작성해야 하며, 흑자, 적자 상황은 원인을 분석하고 처리 의견을 제출해야 하며, 관련 부서의 비준을 거친 후 기말 결산 전에 처리를 완료해야 한다.

기업은 재고품보관제도를 구축하고 정기적으로 재고품을 검사하며 다음과 같은 사항에 중점을 두어야 한다.

(1) 재고품이 서로 다른 창고 사이에서 이동할 때 입출고 수속을 해야 한다.

(2) 창고에 물자를 저장하는 데 요구되는 저장 조건에 따라 저장하고 방화, 홍수 방지, 도난 방지, 습기 방지, 병충해 방지와 변질 방지 등 관리 규범을 완비해야 한다.

(3) 생산현장의 재료, 회전재료, 반제품 등 물자의 관리를 강화하여 랑비, 도난과 류실을 방지해야 한다.

(4) 대리관리, 대리판매, 잠정저장, 수탁가공의 재고품은 단독으로 보관하고 기록하여 본 단위의 재고품과 혼동되지 않도록 해야 한다.

(5) 기업의 실제상황과 결부하여 재고품의 보험가입을 강화하고 재고품의 안전을 보장하며 재고품의 의외손실위험을 합리하게 낮춘다.

기업은 재고품 발송과 수령의 심사비준 권한을 명확히 해야 하며, 대량의 재고품, 귀중품 또는 위험품의 발송은 특별 수권을 실행해야 한다.창고 저장 부서는 심사비준을 거친 판매 (출고) 통지서에 근거하여 화물을 발송해야 한다.