会議の接待のマナーについての常識

会議に参加する人数によって、会議の受付の準備の内容が違ったり、会議の受付の仕方が違ったりします。

要求も違います。

まず会議の準備です。

会議の規模に応じて、受付の仕様を決めます。

会議の通知と会議の日程を配ります。

会議通知は、招集者の名前や組織名、会議の日時、場所、会議のテーマ、会議参加者、会務費、持参すべき資料、連絡先などを明記しなければなりません。

通知後に領収書を添付するように注意してください。招待された人が会議に参加するかどうか、会議に参加する予定の人が他の要求があるかどうかなどを確認できます。

地方の会議参加者には、会議場所と宿泊ホテルに到着する路線図を添付します。

この路線図は外部の人が道を聞くのを避けました。

会議の日程は会議期間内の毎日の具体的なスケジュールで、会議の状況を知るための重要な根拠です。

その形式は文字でも表でもいいです。

それは会議の通知と一緒に発行できます。

選択

。

会場を選ぶには、会議に参加する人数と会議の内容を合わせて考えます。

基準を達成したほうがいいです。

第一：大きさは適当にしてください。

会場が大きすぎて、人数が少なすぎて、空いている席が多すぎて、松が散って、参加者に不景気な感じを与えました。会場が小さすぎて、人数が多すぎて、集まって、田舎の人のようです。

だから、イギリスのチャーチル首相は「決して大きな部屋は使わない。ちょうどいい大きさの部屋だけが必要だ」と言っています。

第二：場所は合理的であるべきです。

歴史的に召集された会議は一時間か二時間で解散します。会場は参加者が集中するところに決められます。

一日以上の会議では、出席者が走り回らないように、できるだけ場所を決めて、参加者の住所に近くしてください。

第三に、付属施設が完備されています。

会議員は必ず会場の照明、風通し、衛生、サービス、電話、拡声、録音などを検査します。前回の会議はここで開かれたので、問題はないと思います。今回も同じようにうまくいくと思います。

損失の恐れがあります。

第四に、駐車場が必要です。

現代社会では会議を召集して、草履のペアと傘を持って会議に来る人はもう多くないです。

乗用車、オートバイは駐車場があってこそ、運転できます。

会場のレイアウト。

会場の配置は会場周辺の装飾と座席の配置を含む。

一般的に大きな会議は、会議の内容によって、場内に横断幕を掲げます。

入り口に歓迎と祝賀の標語を張り出す。

会場内に適当な盆栽や盆栽を置くことができます。会場をより厳かにするために、議長台に国旗や党旗を掲げたり、国章や会章を掲げたりします。

テーブルの上にティーカップや飲み物を置くなら、きれいに拭いて、綺麗に並べて、統一してください。

席の配置が会議のスタイルと雰囲気に合ったら、礼儀正しい順を重んじて、主に以下のような配置方法があります。

①円卓型。

丸いテーブルや楕円形のテーブルを使うなら。

このような配置は参加者が指導者と一緒にテーブルを囲んで座って、不平等な感じを取り除きます。

また、参加者は他の人の顔がはっきり見えるので、意見交換に有利です。

このような形式は1020人ぐらいの会議に適しています。

席次の手配は来客或いは上司と企業の指導及び同伴で面と向かって行うことに注意しなければならない。来賓の最高指導者は南向き或いは朝門の真ん中に座って、企業の最高指導者は上司と向かい合って座るべきである。

レベルの対角線に対して座る。

②口字型。

長方形のテーブルを使うと。

この形式は円卓型より人数の多い会議に適しています。

③教室タイプ。

これは最も多く採用されている形式で、状況伝達、指示を目的とした会議に適用されます。この時、参加者の人数が多いです。また、参加者の間で議論、意見交換は必要ありません。

このような形で、議長席は聴衆席と向かい合って座ります。

議長台の席次は人の職務、社会的地位によって並べられています。

主席の席は第一列の真ん中の席を上とし、残りは左を下と右を上とする原則で順次並べます。

準備

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会議グループは会議の議題に関する必要な資料を用意しなければなりません。これらの資料は整理した後、ファイルに入れて参加者に配布します。参加者の閲読と発言準備に便利です。

会議前の応対のマナー。

事前点検

これは準備段階で考慮が行き届かないところや不確実なところを補完するものです。

例えば、音像、書類、錦旗などがそろっているかどうかを確認します。

受付に早まる。

参加者が来る前に各自の部署に早めに入って、仕事の状態に入るべきです。

普通の受付は以下のいくつかの部署に分けられます。

①サインします。

署名台を設けて、1-2人の従業員を配して、接待の等級が比較的に高いと要求されたら、マナー嬢を派遣して負担してもいいです。

台北には筆と万年筆とサイン帳があります。

お客さんに万年筆を渡す時は、筆先を自分に向けて、ペンを両手で渡すべきです。

筆なら墨をつけて渡すべきです。

サインしたらもっと精致にして保存するべきです。

資料を配る必要があれば、丁寧に両手で渡すべきです。

受付は常に会議の主催者に人数を報告します。

②席を引く。

サインしてから。

会議の接待要員は礼儀正しく出席者を会場に引き入れて着席しなければならない。

重要な指導者に対してはまず休憩室を導入し、企業の指導者が自ら同行し、会議が始まる数分前にまた議長席につきます。

③受付。

参加者が座った後、接待員はお茶を出したり、タオルや果物を渡したりして、参加者にいろいろな問題を解いて、各種の要求を満たして、できるだけ行き届いたサービスを提供します。

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